Personalfragebogen in edlohn importieren statt abtippen
Ein Personalfragebogen hat rund 40 Felder. Wer sie von Papier in edlohn überträgt, tippt jede Steuer-ID, jede IBAN und jede SV-Nummer ein zweites Mal. So kommen die Angaben stattdessen als fertige Importdatei an.
Warum Abtippen teuer ist
Bei jeder Neuanlage kostet der Papierbogen zweimal Zeit: einmal beim Nachfassen, weil Angaben fehlen, und einmal beim Übertragen ins Lohnprogramm. Dazu kommen Tippfehler, die erst bei der Anmeldung oder beim ELStAM-Abruf auffallen. Für ein Lohnbüro mit vielen Mandanten summiert sich das schnell auf Stunden im Monat.
So läuft der Import mit Lohnportal
- Link anlegen. Sie wählen für den Mandanten Stammblatt, Personalfragebögen oder beides und schicken ihm einen persönlichen Link unter dem Namen Ihres Büros.
- Mandant und Mitarbeiter füllen aus. Der Arbeitgeber lädt seine neuen Mitarbeiter ein. Jeder trägt seine eigenen Daten ein, jedes Feld wird geprüft, die Steuer-ID zum Beispiel mit Prüfziffer.
- Benachrichtigung im Büro. Erst wenn alle vollständig sind, wird übermittelt. Sie bekommen eine Nachricht.
- Datei herunterladen. Sie laden eine CSV-Datei mit Mandanten- und Personalnummern herunter, getrennt nach Stammdaten des Arbeitgebers und Personal.
- In edlohn importieren. Sie lesen die Datei über den Datenimport ein. Den ersten Import machen wir gemeinsam mit Ihnen.
- Rohdaten löschen. Nach dem Import löschen Sie die Rohdaten mit einem Klick. Jeder Download steht im Protokoll.
Welche Angaben in der Importdatei stehen
Die Datei enthält die Angaben aus Stammblatt und Personalfragebogen. Typisch sind:
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Person | Name, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift |
| Steuer | Steuer-ID, Haupt- oder Nebenarbeitgeber |
| Sozialversicherung | SV-Nummer, Krankenkasse, Status bei Beginn, Kinder für die Pflegeversicherung |
| Bank | IBAN, Kontoinhaber |
| Beschäftigung | Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Schulabschluss und Ausbildung, Vergütung |
| Arbeitgeber (Stammblatt) | Firma, Anschrift, Betriebsnummer, Ansprechpartner, Bankverbindung |
Den genauen Feldumfang stimmen wir beim Einrichten mit Ihrem Büro ab.
Worauf Sie beim Import achten sollten
- Nummern abstimmen. Mandanten- und Personalnummern in der Datei müssen zu edlohn passen. Vergeben Sie die Personalnummern deshalb, bevor Sie importieren.
- Mit einem Fall anfangen. Lesen Sie beim ersten Mal eine einzelne Person ein und prüfen Sie das Ergebnis in edlohn, bevor Sie größere Dateien importieren.
- ELStAM danach anmelden. Die Steuerklasse kommt nicht aus dem Fragebogen, sondern aus dem Abruf beim Finanzamt. Die geprüfte Steuer-ID sorgt dafür, dass er klappt.
- Zustimmung zu eMitarbeiter. Wenn Sie Abrechnungen über eMitarbeiter verteilen, fragt Lohnportal die Zustimmung gleich mit ab.
Und andere Lohnprogramme?
Neben edlohn funktioniert der Import auch mit DATEV, Addison und Agenda. Wenn Sie ein anderes Programm nutzen, schreiben Sie uns an moritz@schultzworks.com.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür eine Schnittstelle oder ein Zusatzmodul in edlohn?
Lohnportal erzeugt eine CSV-Datei, die Sie über den Datenimport in edlohn einlesen. Den ersten Import richten wir gemeinsam mit Ihnen ein und prüfen ihn an einem echten Fall.
Werden Vertragsdaten wie Eintritt und Gehalt auch übernommen?
Ja, soweit der Arbeitgeber sie im Portal ergänzt. Mitarbeiter sehen diese Felder nicht. Sie tragen nur ihre eigenen Angaben ein.
Was passiert mit den Daten nach dem Import?
Die Datei wird bei jedem Download neu erzeugt und nirgends abgelegt. Nach dem Import löschen Sie die Rohdaten mit einem Klick, spätestens nach 30 Tagen geschieht das automatisch.
Gibt es das auch für Agenda, Addison oder DATEV?
Ja. Lohnportal erzeugt die Importdatei auch für DATEV, Addison und Agenda. Der Ablauf für Ihre Mandanten ist derselbe.
edlohn ist eine Marke der eurodata AG. Lohnportal ist ein eigenständiges Produkt von Schultz Works und steht in keiner Verbindung zur eurodata AG.