Elektronische Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2027: Was Arbeitgeber und Lohnbüros jetzt wissen müssen
Seit 2022 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Wer sich bisher befreien lassen konnte, verliert diese Möglichkeit zum Jahresende. Was das für Personalfragebögen und andere Papiernachweise heißt.
Kurz gesagt
- Entgeltunterlagen sind seit dem 1. Januar 2022 elektronisch zu führen (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung, BVV).
- Arbeitgeber konnten sich auf Antrag beim Prüfdienst der Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
- Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber. Eine Verlängerung ist Stand Oktober 2026 nicht vorgesehen.
- Betroffen sind vor allem die ergänzenden Unterlagen, die heute noch auf Papier kommen, wie Personalfragebögen und Erklärungen der Mitarbeiter.
Was sich zum 1. Januar 2027 ändert
Die Pflicht selbst ist nicht neu. Seit 2022 verlangt die Beitragsverfahrensverordnung, dass Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Weil viele Betriebe dafür noch nicht bereit waren, gab es eine Übergangslösung: Auf Antrag konnte der zuständige Rentenversicherungsträger von der Pflicht befreien, längstens bis zum 31. Dezember 2026.
Diese Übergangslösung läuft jetzt aus. Eine bewilligte Befreiung verliert mit dem Jahreswechsel ihre Wirkung, neue Befreiungen gibt es nicht mehr. Ab 2027 müssen also auch Betriebe, die bisher mit Papierordnern gearbeitet haben, ihre Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten.
Welche Unterlagen betroffen sind
Die Abrechnungsdaten selbst liegen in der Regel ohnehin schon in der Lohnsoftware. Die Lücke sind die Unterlagen drumherum, die der Arbeitgeber für die Abrechnung braucht und aufbewahren muss. Typisch sind zum Beispiel:
- Angaben aus dem Personalfragebogen
- Erklärungen über weitere Beschäftigungen, etwa bei Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Nachweise zur Elterneigenschaft, soweit sie nicht über das digitale Verfahren kommen
- Bescheinigungen wie Immatrikulations- oder Schulbescheinigungen
Welche Unterlagen genau zu den Entgeltunterlagen gehören, regelt § 8 BVV. Gerade diese Nachweise kommen heute oft noch als Papier, Foto oder Scan per E-Mail ins Lohnbüro.
Was „elektronisch führen“ in der Praxis heißt
Papier, das weiterhin ankommt, muss digitalisiert und geordnet zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Jeder Papierbogen erzeugt damit doppelte Arbeit: erst abtippen, dann scannen und ablegen. Der einfachere Weg ist, die Angaben von Anfang an digital zu erfassen.
Wer das prüft
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber in der Betriebsprüfung mindestens alle vier Jahre. Dabei werden die Entgeltunterlagen zugrunde gelegt. Fehlen Nachweise, etwa die Erklärung eines Minijobbers über weitere Beschäftigungen, kann das zu Nachforderungen führen. Mit der elektronischen Führung für alle kann die Prüfung weitgehend auf Basis elektronischer Daten laufen.
Checkliste für Lohnbüros
- Mandanten mit Befreiung identifizieren und auf den Stichtag hinweisen.
- Klären, wo die ergänzenden Unterlagen künftig elektronisch liegen und wer sie ablegt.
- Die Neuanlage neuer Mitarbeiter ohne Papierbogen organisieren.
- Mandanten erklären, welche Nachweise sie künftig wie liefern sollen.
- Altbestände aus Papierordnern nach Rücksprache mit der Steuerberatung behandeln.
Was Lohnportal dazu beiträgt, und was nicht
Lohnportal löst den Papierbogen bei der Neuanlage ab. Mandanten und Mitarbeiter füllen Stammblatt und Personalfragebögen online aus, jedes Feld wird geprüft, und Ihr Büro bekommt eine fertige Datei für den Import in edlohn. Damit entsteht der häufigste Papiernachweis gar nicht erst.
Wichtig: Lohnportal erfüllt die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nicht allein. Die Rohdaten werden nach dem Import gelöscht. Die Entgeltunterlagen führen und bewahren Sie weiterhin in Ihrer Lohnsoftware und Ihren eigenen Systemen auf.
Häufige Fragen
Wird die Frist für die Befreiung noch einmal verlängert?
Stand Oktober 2026 ist keine Verlängerung vorgesehen. Die Befreiung endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026, auch wenn sie früher bewilligt wurde.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe und Minijob-Arbeitgeber?
Ja. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Die Befreiung auf Antrag war gerade für kleinere Betriebe gedacht und fällt nun weg.
Reicht es, Papierunterlagen einzuscannen?
Papier, das weiterhin ankommt, muss digitalisiert und den elektronischen Entgeltunterlagen zugeordnet werden. Welche Anforderungen dabei im Einzelnen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder dem Prüfdienst der Rentenversicherung. Am wenigsten Aufwand macht, was gar nicht erst auf Papier entsteht.
Erfüllt Lohnportal die Pflicht zur elektronischen Führung?
Nicht allein. Lohnportal ersetzt den Papierbogen bei der Neuanlage: Die Angaben kommen geprüft und digital im Lohnbüro an und gehen per Import in edlohn. Die Entgeltunterlagen führen und aufbewahren Sie weiterhin in Ihrer Lohnsoftware und Ihren eigenen Systemen.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die Beitragsverfahrensverordnung und die Auskünfte der Deutschen Rentenversicherung.