Personalfragebogen Vorlage 2027: kostenlos als PDF und online zum Ausfüllen
Alle Angaben, die Arbeitgeber und Lohnbüro für die Neuanlage eines Mitarbeiters brauchen, auf einem Bogen. Laden Sie das PDF herunter oder füllen Sie die Vorlage direkt hier im Browser aus.
Sie sind Lohnbüro? Schicken Sie Ihren Mandanten lieber einen Link.
Mit Lohnportal füllen Mandanten und Mitarbeiter den Personalfragebogen online aus. Jedes Feld wird geprüft, und Sie bekommen eine fertige Importdatei für edlohn. Kein Nachfassen, kein Abtippen. So funktioniert Lohnportal
Was in einen Personalfragebogen gehört
Der Personalfragebogen sammelt alles, was für die Anmeldung zur Sozialversicherung, den Abruf der Lohnsteuermerkmale und die erste Abrechnung nötig ist. Einen Teil füllt der Mitarbeiter aus, einen Teil der Arbeitgeber.
| Abschnitt | Wofür | Wer füllt aus |
|---|---|---|
| Persönliche Angaben | Anmeldung, Lohnabrechnung, Meldungen | Mitarbeiter |
| Bankverbindung | Auszahlung des Lohns | Mitarbeiter |
| Steuer-ID | Abruf von Steuerklasse und Freibeträgen (ELStAM) | Mitarbeiter |
| SV-Nummer, Krankenkasse, Status | Anmeldung zur Sozialversicherung, Beitragsgruppen | Mitarbeiter |
| Kinder | Zuschlag oder Abschläge in der Pflegeversicherung | Mitarbeiter |
| Weitere Beschäftigungen | Prüfung von Minijob und kurzfristiger Beschäftigung | Mitarbeiter |
| Beschäftigung und Vergütung | Tätigkeitsschlüssel, Arbeitszeit, Entgelt | Arbeitgeber |
Was sich 2027 ändert
- Elektronische Entgeltunterlagen für alle. Die Befreiung von der elektronischen Führung endet am 31. Dezember 2026. Papierbögen müssen ab 2027 digitalisiert werden. Mehr zu den Entgeltunterlagen ab 2027
- Neue Minijob-Grenze. Mit dem Mindestlohn von 14,60 € steigt die Geringfügigkeitsgrenze zum 1. Januar 2027 von 603 € auf 633 € im Monat. Die Angaben zu weiteren Beschäftigungen bleiben deshalb so wichtig wie bisher. Mehrfachbeschäftigung beim Minijob
- Kinder über das digitale Verfahren. Seit Juli 2025 fragen Arbeitgeber die Zahl der Kinder für die Pflegeversicherung beim Bundeszentralamt für Steuern ab. Die Angabe im Bogen hilft, Abweichungen schnell zu erkennen. Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung
Die Vorlage zum Ausfüllen
Tippen Sie direkt in die Felder und drucken Sie den Bogen danach aus, oder speichern Sie ihn über den Druckdialog als PDF. Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.
Die häufigsten Lücken
Diese Angaben fehlen auf zurückgegebenen Papierbögen besonders oft und lösen Rückfragen aus:
- Steuer-ID fehlt oder ist vertippt. Ohne gültige Steuer-ID kann der Arbeitgeber die Steuerklasse nicht abrufen. Steuer-ID hier prüfen oder Steuer-ID vergessen?
- Weitere Beschäftigungen nicht angegeben. Gerade bei Minijobs und kurzfristigen Jobs entscheidet das über die Versicherungspflicht. Was angegeben werden muss
- Kinder vergessen. Dann wird der Kinderlosenzuschlag abgezogen, obwohl er nicht anfällt. Was zur Elterneigenschaft gehört
- SV-Nummer und Geburtsname. Ohne Nummer braucht die Anmeldung Geburtsname und Geburtsort, die dann ebenfalls oft fehlen.
- Schulabschluss und Ausbildung. Sie gehen in den Tätigkeitsschlüssel ein und werden gern übersprungen.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Sie können das PDF herunterladen, ausdrucken, in Ihr Briefpapier übernehmen und an Mandanten oder Mitarbeiter weitergeben. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
Werden meine Eingaben in der Online-Version gespeichert?
Nein. Die Online-Version läuft nur in Ihrem Browser. Nichts wird an uns übertragen oder gespeichert. Wenn Sie die Seite neu laden, sind die Eingaben weg. Drucken Sie den Bogen deshalb direkt aus oder speichern Sie ihn als PDF.
Ist ein Personalfragebogen Pflicht?
Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Die Angaben braucht der Arbeitgeber aber für die Anmeldung zur Sozialversicherung, den Abruf der Lohnsteuermerkmale und die Abrechnung. Der Personalfragebogen ist der übliche Weg, sie vollständig einzusammeln.
Wie lange muss der Personalfragebogen aufbewahrt werden?
Er gehört zu den Entgeltunterlagen. Sozialversicherungsrechtlich sind diese bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Steuerlich gelten für das Lohnkonto eigene Fristen. Im Einzelfall klären Sie das bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Reicht ab 2027 ein Papierbogen noch aus?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Ein ausgefüllter Papierbogen muss dann digitalisiert werden. Einfacher ist es, die Angaben gleich digital zu erfassen.
Die Vorlage ist ein Muster und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Passen Sie sie bei Bedarf an Ihren Betrieb an.